Informácie k spracovaniu osobných dát

REWAN s.r.o. so sídlom Ivánska cesta 30/B, 82104 Bratislava, IČO 45307911 dbá na ochranu osobných údajov, ktoré nám odovzdávate. Je dôležité, aby ste vedeli, že osobné údaje, ktoré nám poskytujete, spracovávame zodpovedne, transparentne a v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 a zákona o ochrane osobných údajov 18/2018. Máte nárok požiadať o informácie o evidovaných osobných údajoch, ich opravu, či výmaz, ak sú udelené na základe vami udeleného súhlasu. Ak dochádza k automatizovanému spracovaniu, máte právo na prenositeľnosť údajov a nebyť predmetom rozhodnutia založeného výhradne na tomto rozhodovaní.  V prípade akýchkoľvek otázok a žiadostí týkajúcich sa spracovania vašich osobných údajov sa na nás môžete obrátiť písomne na adrese sídla spoločnosti.

Z akého dôvodu o vás spracúvame údaje a na aký účel?

Je pre nás nevyhnutne spracúvať osobné údaje, ktoré ste nám poskytli z dôvodu, aby sme Vám mohli poskytovať naše produkty, služby a aby sme mohli plniť zmluvné a zákonom dané povinnosti a chrániť naše oprávnené záujmy, prípadne oprávnené záujmy našich zákazníkov a iných osôb.

Údaje spracúvame za účelom:

• Účtovnej a daňovej agendy, ktorý nám vyplýva z predpisov o správe dani a v oblasti účtovníctva. Jedná sa typicky o faktúry, podklady k faktúram, dodacie listy a iné súvisiace dokumenty. V spracúvaní na tento účel vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ podľa čl.6 ods. 1 písmeno c) GDPR
   
• Poskytovania tovarov a služieb, kde vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ podľa čl.6 ods. 1 písmeno f) GDPR. Uvedené spracúvanie osobných údajov na  evidenciu obchodnej agendy považujeme za náš oprávnený záujem.
   
• Organizácie odborných školení a seminárov, kde môžeme spracúvať osobné údaje o prednášajúcich a účastníkoch školení, seminárov a workshopov. V spracúvaní na tento účel vystupujeme ako Prevádzkovateľ podľa čl.6 ods. 1 písmeno b) GDPR. Uvedené spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné za účelom plnenia zmluvy.
   
• Vedenia právnej agendy. V odôvodnených prípadoch je nutné uplatňovať, preukazovať alebo obhajovať naše právne nároky mimosúdnou alebo súdnou cestou alebo musíme poskytnúť súčinnosť orgánom verejnej moci. V spracúvaní na tento účel vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ podľa čl.6 ods. 1 písmeno f) GDPR a podľa čl.9 ods. 2 písmeno f) GDPR. Uvedené spracúvanie osobných údajov na  evidenciu obchodnej agendy považujeme za náš oprávnený záujem a za spracúvanie nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo kedykoľvek keď súdy vykonávajú svoju súdnu právomoc.
   
• Plnenia zmluvy s fyzickými osobami. Spracúvame osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na plnenie rôznych zmlúv s fyzickými osobami, napr. zmluvy o dielo, účasť na školeniach a seminároch. V spracúvaní na tento účel vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ podľa čl.6 ods. 1 písmeno b) GDPR ak ide o fyzický osobu.
   
• Zasielania marketingových newsletterov. Pri zasielaní marketingových newsletterov na základe Vášho predchádzajúceho súhlasu vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ podľa čl.6 ods. 1 písmeno a) GDPR.
   
• Archivácie a registratúry. Osobné údaje máme povinnosť v niektorých prípadoch spracúvať v súvislosti so Zákonom o archívoch a registratúrach a zároveň aj na podľa čl.89 GDPR kde vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ.
   
• Štatistické účely. Vyššie získané a spracúvané údaje v nevyhnutných prípadoch ak je to zákonom požadované môžeme spracúvať na štatistické účely. Na štatistické účely sa neposkytujú konkrétne údaje ale údaje kumulatívne alebo anonymné, ako napríklad množstvo zákazníkov, zamestnancov, ekonomické štatistické údaje.  V spracúvaní na tento účel vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ podľa čl.89 GDPR.

Kto príde do kontaktu s vašimi údajmi?

S Vašimi osobnými údajmi prioritne prichádzajú do kontaktu naši oprávnení zamestnanci pri zachovaní mlčanlivosti. V nevyhnutnej a odôvodnenej miere môžeme niektoré Vaše údaje sprístupniť iným osobám pri zachovaní mlčanlivosti, ak nám to dovoľuje zmluva so zákazníkom, so súhlasom zákazníka alebo ak nám takáto povinnosť vyplýva z právnych predpisov. V závislosti od okolností a účelu spracúvania patria medzi príjemcov najmä:

• Naši zamestnanci k tomu oprávnení
   
• Prepravné spoločnosti
   
• Účtovná spoločnosť za účelom spracovania účtovnej agendy
   
• Audítorské spoločnosti
   
• Poradcovia (daňoví, právni, atď.)
   
• Poskytovatelia web hostingových a cloudových služieb
   
• Poskytovatelia softvérového vybavenia (napr. Microsoft)
•  

V prípade spracúvania osobných údajov formou subdodávateľskej spoločnosti túto spoločnosť najprv komplexne preverujeme, či spĺňa podmienky z hľadiska bezpečnosti spracúvania osobných údajov podľa GDPR a až následne spoločnosť spracúvaním osobných údajov poveríme.

V prípade požiadavky na sprístupnenie Vašich osobných údajov od orgánu verejnej moci skúmame, či sú legislatívou stanovené podmienky na ich sprístupnenie. Bez riadneho preverenia legislatívneho nároku nie sú Vaše údaje sprístupnené.

Ako dlho budeme vaše údaje uchovávať?

Vaše osobné údaje uchovávame len po dobu nevyhnutnú. Doba uchovávania údajov vo všeobecnosti vyplýva z právnych predpisov. V prípade. Že doba uchovávania  nevyplýva z právnych predpisov, určujeme ju na základe vzťahu ku konkrétnemu účelu na základe internej politiky a registratúrneho (archivačného) plánu.

Takto určené všeobecné doby uchovávania osobných údajov na hore uvedené účely spracúvania osobných údajov sú nasledovné:

• Účtovná a daňová agenda. Doba uchovávania počas 10 rokov nasledujúcich od ukončenia účtovného roka.
   
• Poskytovanie tovarov a služieb. Doba uchovávania počas trvania zmluvného vzťahu.
   
• Organizácia odborných školení a seminárov. Doba uchovávania prezenčných listín rovnako ako účtovná agenda. Fotografie a videá zo školení a seminárov podľa oznámenia o vyhotovení, typicky 5 rokov alebo do zaslania námietky voči spracúvaniu.
   
• Vedenie právnej agendy. Doba uchovávania do premlčania právneho nároku.
   
• Plnenie zmluvy s fyzickými osobami. Doba uchovávania počas trvania zmluvného vzťahu.
   
• Zasielanie marketingových newsletterov. Doba uchovávania do kliknutia na „odhlásiť“, ktoré je súčasťou každého newslettra alebo do zaslania námietky voči spracúvaniu.
   
• Archivácia a registratúra. Doba uchovávania počas lehôt uloženia podľa archivačného poriadku.
   
• Štatistické účely. Doba uchovávania počas existencie iných účelov spravovania

V prípade, že máte záujem dozvedieť sa o spôsobe uchovávania alebo spracúvania Vašich osobných údajov na konkrétny účel, obráťte sa na nás so žiadosťou na e-mailom rewan@rewan.sk telefonicky + 421 23 211 25 81 alebo poštou na nižšie uvedenú adresu.

Spôsob získavania osobných údajov

Vaše osobné údaje získavane najčastejšie priamou formou od Vás, čiže ide o získanie osobných údajov dobrovoľné. Osobné údaje nám poskytujete napríklad formou:

• Registrácie na našej web stránke
   
• Komunikáciou s nami
   
• Účasťou na odborných školeniach a seminároch organizovaných alebo spoluorganizovaných spoločnosťou REWAN
   
• Účasťou na aktivitách
   
• Vyplnením kontaktného formulára na akciách

Vaše osobné údaje môžeme získať aj od Vášho zamestnávateľa napríklad pri prihlásení zamestnancov na školenie, od Vašich kolegov za účelom plnenia zmluvy, ak ste štatutárom organizácie, ktorá je našim zmluvným partnerom alebo stranou s ktorou jednáme o uzatvorení zmluvného vzťahu, Vaše osobné údaje môžeme získať z verejne dostupných zdrojov a registrov, atď.

V žiadnom prípade však systematicky nespracúvame žiadne náhodne získané osobné údaje na žiadny nami vymedzený účel.

Zabezpečenie vašich osobných dát

REWAN s.r.o. dbá na bezpečnosť osobných dát, ktoré nám odovzdávate. Prijali sme vhodné technické a organizačné opatrenia, aby sme vaše dáta dostatočne chránili s ohľadom na závažnosť ich spracovania. K vašim osobným údajom, ktoré sme od vás získali, nemá prístup žiadna neoprávnená osoba a neodovzdávame ich bez vášho súhlasu ďalším subjektom na ďalšie spracovanie, ak to nevyžaduje zákon, alebo v prípade ochrany našich právnych záujmov.

Právo na informácie

Vaším právom je požiadať REWAN s.r.o. o informácie, aké osobné údaje a v akom rozsahu a na aký účel o vás spracovávame. Tieto informácie vám poskytneme zadarmo v lehote najneskôr 30 dní, v mimoriadnych situáciách potom najneskôr v lehote 90 dní. O predĺžení lehoty v mimoriadnych prípadoch vás budeme včas informovať. Ak budete požadovať oznámenie informácií, ktoré o vás evidujeme, budeme najprv potrebovať overiť, že ste skutočne osoba, ktorej patrí táto informácia. Vo vašej žiadosti teda uveďte dostatočnú identifikáciu vašej osoby. V prípade potreby máme právo vyžiadať si doplňujúce informácie na vašu identifikáciu, než vám poskytneme osobné údaje, ktoré spracovávame k vašej osobe.

Naším právom potom je odôvodnene zamietnuť požiadavky na informácie, ktoré sú bezdôvodné či sa neprimerane opakujú, prípadne ich získanie vyžaduje neprimerané úsilie, alebo by boli ťažko získateľné (typicky zo záložných systémov, archivácií a pod.).

Právo na prenositeľnosť údajov

Máte právo získať osobné údaje, ktoré o vás evidujeme, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Na základe vašej žiadosti môžu byť tieto dáta odovzdané inému prevádzkovateľovi.

Aktualizácia údajov, právo na opravu

Pretože sa môžu osobné údaje v priebehu času meniť (napríklad zmena Priezviska), budeme radi, ak nás informujete, že u vás nastala nejaká zmena, tak aby sme vaše osobné údaje mali aktuálne a nedochádzalo k prípadným omylom.   Podanie informácie o zmene údajov je potrebné na to, aby sme mohli riadne vykonávať svoju činnosť prevádzkovateľa.

S tým súvisí aj vaše právo na opravu osobných údajov, ktoré o vás evidujeme. Ak zistíte, že naše údaje už nie sú aktuálne, máte právo požadovať ich opravu.

Námietky

Ak sa domnievate, že vaše osobné údaje nespracovávame v súlade s platnou legislatívou SR a Únie, máte právo vzniesť námietku a my následne preveríme oprávnenosť vašej požiadavky. V okamihu podania námietky bude spracovanie vašich osobných údajov obmedzené, dokiaľ nebude overené, či je námietka oprávnená. Informujeme vás, že vaším právom je obrátiť sa tiež s námietkou proti spracovávaným osobným údajom, ktoré o vás spracovávame, na príslušný dozorný úrad na Ochranu Osobných Údajov na adrese:

Úrad na ochranu osobných údajov
Hraničná 12
820 07  Bratislava 27
Slovenská republika

Právo na obmedzenie spracovania

Máte právo na obmedzenie spracovania vašich osobných údajov v prípade, že sa domnievate, že takto evidované nie sú presné, prípadne ich spracovávame protiprávne, a ďalej ak sa domnievate, že tieto údaje už nepotrebujeme na účely ich spracovania.

Právo na výmaz

Ak ste nám niekedy udelili súhlas so spracovaním svojich osobných údajov (napríklad e-mailovú adresu v rámci zasielaného newsletteru), máte právo ho kedykoľvek odvolať a my údaje, ktoré spracovávame výhradne na základe vášho súhlasu, máme povinnosť vymazať. Právo na výmaz sa nevzťahuje na spracovávané údaje v rámci povinnosti plnenia zmluvy, zákonných dôvodov či oprávnených záujmov. Ak sú niektoré vaše dáta uchovávané v záložných systémoch, ktoré automatizovane zaisťujú odolnosť všetkých našich systémov a plnia funkciu ochrany straty dát pre prípady havárií, nie je v našich silách vymazať tieto dáta aj zo záložných systémov a nezriedka to nie je ani technicky uskutočniteľné. Ale tieto dáta nie sú ďalej nijako aktívne spracovávané a nebudú slúžiť na ďalšie účely spracovania.

Kam sa môžete obrátiť

So svojimi otázkami na ochranu osobných údajov sa môžete tiež obracať na e-mail rewan@rewan.sk alebo na sídlo našej spoločnosti:

REWAN s.r.o.
Ivánska cesta 30/B
82104 Bratislava

rewan@rewan.sk

Webové stránky – súbory protokolov

Ak pristúpite na naše webové stránky a prezeráte si ich, spracovávame nasledujúce protokolové súbory a ukladáme ich na našich serveroch. Medzi informácie, ktoré ukladáme patrí:

• Vaša Adresa IP
   
• Otváraná stránka nášho webu
   
• Kód odpovede http
   
• Identifikácia vášho prehliadača
•  

Tieto informácie spracovávame po dobu maximálne jedného roka a len na účely našej právnej ochrany.

Súbory cookie

Keď navštívite naše webové stránky, ste informovaní, že využívame technológie na zhromažďovanie a ukladanie informácií pomocou súborov cookie do vášho zariadenia. Súbory cookie sú malé textové súbory, ktoré nikam neodosielame, tieto súbory môžete z prehliadača odstrániť, alebo ich využitie zakázať úplne. Súbory cookie nezhromažďujú žiadne vaše osobné údaje, bez týchto súborov však nedokážeme zaistiť plnohodnotnú funkčnosť webových stránok.

Analýza a štatistiky

Webové stránky monitorujeme a analyzujeme pomocou analytických služieb. Žiadne z údajov, ktoré pomocou tejto služby analyzujeme nie sú vašimi osobnými údajmi. Pomocou tejto služby zisťujeme návštevnosť a geografické údaje, informácie o prehliadači a operačnom systéme, z ktorého na naše webové stránky pristupujete. Všetky tieto informácie využívame na marketingové účely, na účely ďalšieho zlepšovania webových stránok a obsahu a tiež na účely právnej ochrany.

Zasielanie noviniek na e-mail

V prípade, že máte záujem od REWAN s.r.o. dostávať akčné ponuky produktov prostredníctvom e-mailu, ktorý nám oznámite a udelíte súhlas s takým využívaním vašej e-mailovej adresy, budeme tento e-mail spracovávať výhradne na tieto účely. REWAN s.r.o. neodovzdáva takto získanú e-mailovú adresu žiadnym ďalším subjektom. V prípade, že sa kedykoľvek v budúcnosti rozhodnete, že už od REWAN s.r.o.  nechcete dostávať e-maily na tento účel, môžete odvolať svoj súhlas so spracovaním uvedenej e-mailovej adresy tu, alebo písomne na adrese sídla spoločnosti.

Odovzdávanie osobných údajov do tretích krajín

K odovzdávaniu osobných údajov sprostredkovateľom alebo iným príjemcom v tretích krajinách alebo v medzinárodných organizáciách nedochádza.

Zásady ochrany osobných údajov sú pravidelne revidované a môžu sa v prípade potreby aktualizovať. Posledná zmena týchto zásad ochrany osobných údajov prebehla dňa piatok, 25. mája, 2018.